Klient nie zapłacił faktury przy upadłości firmy. Jak opisaliście tę należność?

M Michal_od_faktur 11.06.2026

Mam jedną większą fakturę, która mocno mnie dobiła z płynnością. Usługa zrobiona, faktura wystawiona, klient temat odebrał, ale od kilku miesięcy nie płaci. Najpierw przesuwał termin, potem obiecywał przelew po swojej płatności, a teraz kontakt jest coraz słabszy. Firma jest już w takim stanie, że składam papiery pod upadłość firmy i próbuję ogarnąć wszystko, co ktoś jeszcze nam wisi. Nie szukam gotowej porady prawnej, bardziej doświadczeń z praktyki. Jak opisywaliście taką należność: normalnie kwota z faktury, dopisek że przeterminowana, maile, wezwania? I czy pisaliście wprost, że odzyskanie całej kwoty jest raczej mało realne, czy zostawialiście same dokumenty i daty?

Rozmowa

Dyskusja

14 odpowiedzi

M MonikaKsiegowa

Ja bym sobie to rozdzieliła na dwie rzeczy: faktura jako dokument i krótki opis, co się z tą należnością dzieje. U nas przy porządkowaniu papierów najważniejsze było, żeby przy większych kwotach dało się szybko zobaczyć, od kogo są, z jakiej daty, jaki był termin i czy klient cokolwiek odpisywał. Bez epopei, raczej dwa-trzy zdania przy zestawieniu. Przy jednej fakturze dopisaliśmy, że kontrahent nie kwestionuje usługi, ale nie płaci od kilku miesięcy. Potem to oszczędziło sporo szukania po mailach. I nie mieszałabym tego z waszymi długami wobec innych, bo to jednak druga strona tabelki.

M MalaKsiegowa

A klient w ogóle kwestionuje usługę, czy po prostu nie płaci? Bo to są dwie różne historie do opisania.

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: MalaKsiegowa

Nie kwestionuje. W mailach mam nawet napisane, że wszystko odebrane i że zapłacą, jak dostaną swoją większą płatność od innego klienta. Tylko że to już czwarty miesiąc, a ostatnio przestali odbierać telefon.

J JanekSpolka

W odpowiedzi do: Michal_od_faktur

Skoro masz takiego maila, to ja bym tego nie opisywał jako sporu. Raczej jako niesporną, ale przeterminowaną należność. U mnie podobna faktura była wpisana na pełną kwotę, tylko z dopiskiem, że kontrahent nie płaci mimo potwierdzenia odbioru. To nadal nie jest pieniądz na koncie, więc warto zaznaczyć, że odzyskanie jest niepewne. Krótko, bez dramatów, stan na dany dzień.

K KasiaNaSwoim

Miałam podobnie, tylko kwota była u mnie mniejsza. Zbierałam fakturę, maile z ustaleniami, potwierdzenie wykonania usługi i dwa ponaglenia, które później wysyłałam. Księgowa poprosiła mnie jeszcze, żebym dopisała, czy klient cokolwiek odpowiedział i czy kiedykolwiek podał konkretną datę przelewu. Nie pisałam, że na pewno nic z tego nie będzie, bo tego wtedy nie wiedziałam. Ujęłam to prościej: należność po terminie, klient był kontaktowany, zapłaty brak.

K KubaSpokojny

W odpowiedzi do: KasiaNaSwoim

A jak nie ma protokołu albo WZ, to też to komuś przeszło? Sama faktura czasem wygląda słabo, jak klient nagle zaczyna kręcić.

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: KubaSpokojny

U mnie właśnie nie ma osobnego protokołu. Mam fakturę, mail z akceptacją wykonanej usługi i późniejsze maile, gdzie klient pisze, że zapłaci po wpływie środków. Czyli chyba opiszę wprost, że protokołu nie było, ale jest potwierdzenie mailowe. Bałem się, że taki brak wygląda gorzej niż powiedzenie tego od razu.

R RafalWarsztat

U mnie jedna faktura wisiała prawie pół roku. Wpisałem ją jako należność, ale obok dopisałem od kiedy jest po terminie i że klient trzy razy obiecywał płatność. Dołożyłem maile, bo rozmowy telefoniczne potem są praktycznie nie do odtworzenia. Nikt ode mnie nie chciał zgadywania, ile odzyskam. Bardziej chodziło o pokazanie, że ta kwota nie wzięła się z powietrza.

D DorotaNaEtacie

Ja bym zrobiła osobny folder tylko pod tę należność. Faktura, korespondencja, wezwanie, odpowiedzi klienta, potwierdzenia odbioru wiadomości, wszystko razem. U mnie największy bałagan robił się wtedy, gdy takie rzeczy leżały między naszymi zobowiązaniami wobec dostawców. A to są dwie różne sprawy: co firma komu wisi i co ktoś wisi firmie. Im prościej to opiszesz, tym łatwiej będzie potem wrócić do tematu bez zgadywania.

S SlawekMagazyn

Miałem kiedyś fakturę za dostawę, a podpis na jednym papierze był tak nieczytelny, że klient później próbował mówić, że nie dostał całości. Uratowały mnie maile z ustaleniami i potwierdzenie z magazynu, że towar wyszedł. Przy opisie należności napisałem normalnie, że dokument odbioru jest słaby, ale jest korespondencja potwierdzająca dostawę. Moim zdaniem lepiej taki brak nazwać wprost, niż robić wrażenie, że wszystko jest idealnie.

A Adam_z_Lodzi

U mnie były dwie faktury i każdą opisaliśmy inaczej, bo naprawdę nie były takie same. Pierwsza była niesporna, klient tylko nie płacił i ciągle obiecywał przelew. Tam poszły daty obietnic, termin płatności i informacja, że należność jest po terminie. Druga była już sporna, bo klient twierdził, że część usługi była źle zrobiona. Przy niej opis był dużo ostrożniejszy, z zaznaczeniem, czego dotyczy spór. Dlatego u ciebie nie wrzucałbym wszystkiego do worka pod tytułem niezapłacona faktura. Mailowe potwierdzenie odbioru zmienia rozmowę, bo to nie jest sytuacja, w której klient od początku mówi, że nic się nie należy.

T Tomek78

Sama faktura to mało, jeśli ktoś później zacznie się wykręcać. Trzymałbym przy niej wszystko, co pokazuje, że usługa była zrobiona albo chociaż zaakceptowana.

A Aga_z_Olsztyna

Korespondencja z klientem dużo daje, bo po czasie serio rozjeżdżają się daty i obietnice. Wysyłałeś już jakieś formalniejsze wezwanie do zapłaty, czy tylko zwykłe maile z przypomnieniem?

B BasiaK

Najgorzej zostawić taką fakturę bez żadnego opisu. Po paru miesiącach człowiek już nie pamięta, co było pewne, a co tylko obiecane przez telefon.

Partnerzy forum

kancelaria-primero.pl