Upadłość firmy i zaliczki za niedokończone zlecenia. Jak to rozpisaliście?

Najpierw bym rozdzielił, co to za zlecenia, bo inaczej wygląda montaż, inaczej produkcja pod klienta, a inaczej sama usługa. Te zaliczki wszystkie szły przelewem na firmowe konto, czy część była gotówką? Masz gdzieś zapisane, na czym każde zlecenie stanęło?

Ja bym zaczęła od zwykłej tabeli roboczej, nie od dokumentu na pokaz. U nas przy takim porządkowaniu wpisywaliśmy klienta, numer umowy albo zamówienia, kwotę zaliczki, datę wpłaty i krótkie zdanie, co faktycznie było zrobione. Obok dopiero koszty, które już poszły, na przykład materiał kupiony pod konkretne zlecenie. Do tego warto od razu odkładać potwierdzenia przelewów i maile, bo po paru tygodniach człowiek już nie pamięta, co było ustalane telefonicznie. Nie pisałabym ogólnie, że zlecenie jest w toku, bo to potem nic nie mówi. Lepiej krótko: pomiar był, materiał jest, montaż nie zaczął się. I nie wrzucałabym tego do jednego worka z fakturami sprzedażowymi, bo później robi się drugi bałagan.

U mnie na początku też był totalny chaos i najprostsza tabela serio pomogła. Nie czekałabym, aż zbierzesz wszystko idealnie, bo wtedy temat tylko się odkłada.

Miałem podobnie w spółce, tylko u nas było mniej montażu, a więcej zamówień robionych pod klienta. Zrobiliśmy jedną tabelę dla niedokończonych umów i osobny folder z załącznikami, bo inaczej każdy szukał po swojej skrzynce. Przy każdej sprawie było, ile klient wpłacił, co było ustalone, co już faktycznie zrobiliśmy i czy materiał był kupiony konkretnie pod niego. Dopiero obok dopisywaliśmy, czy klient już pytał o zwrot, czy jeszcze nie wie o problemie. To nie załatwiło sprawy, ale przynajmniej nie odpowiadaliśmy wszystkim z głowy. Najgorzej było z ustaleniami telefonicznymi, bo każdy pamiętał trochę inaczej. Dlatego dopisywaliśmy nawet krótkie notatki typu kiedy i z kim była rozmowa. U Ciebie może wyjść inaczej, ale samo oddzielenie umowy, zaliczki i etapu prac sporo uspokaja.

U mnie najgorzej było przy klientach, którym coś już częściowo zrobiłem. Jeden uważał, że skoro dał zaliczkę, to mam dokończyć za wszelką cenę, a ja nie miałem ani ludzi, ani materiału. Dopiero jak rozpisałem, że pomiar był, projekt był, ale montaż nie ruszył, to rozmowa była mniej chaotyczna. Wcześniej każdy miał wrażenie, że jego sprawa jest taka sama jak pozostałe.

A gadałeś już z księgową konkretnie o tych klientach, nie ogólnie o firmie? Pytam, bo czasem człowiek najpierw zaczyna tłumaczyć się klientom, a potem sam nie ma jeszcze policzonych kwot.

Bartek, ja bym nie obiecywał niczego, czego nie kontrolujesz. U mnie lepiej zadziałała krótka informacja, że firma jest w trudnej sytuacji i porządkujesz sprawy, a do konkretów wrócisz po sprawdzeniu dokumentów. Bez dat i bez zapewniania, że na pewno dokończysz albo oddasz pieniądze w takim a takim terminie. Klienci i tak byli źli, ale przynajmniej mniej było potem łapania za słowa.

U mnie klienci podzielili się właściwie na dwie grupy. Jedni chcieli tylko wiedzieć, co mają w papierach i ile wpłacili, a drudzy od razu żądali zwrotu. Dobrze było mieć przy każdym kliencie krótką notatkę, czego dotyczyła zaliczka i co zostało zrobione. Wtedy rozmowa nie zaczynała się od paniki, tylko od konkretu.

Tylko nie wrzucaj do jednej listy zaliczek, materiałów i rzeczy, które fizycznie leżą w firmie. Potem ktoś pyta o jedną pozycję, a ty sam nie wiesz, czy to klient, koszt czy majątek.

Do tabeli dorzuć sobie od razu potwierdzenia przelewów, maile z ustaleniami i zdjęcia etapu prac, jeśli je masz. Nawet nieidealny komplet jest lepszy niż późniejsze grzebanie po telefonie i skrzynce.