Dostałem karę umowną i notę od kontrahenta. Ktoś rozbił całość na raty?

M Michal_od_faktur 08.07.2026

Prowadzę małą firmę usługową i mam średnio fajną sytuację z jednym kontrahentem. Zostały mi u niego trzy zaległe faktury, razem trochę ponad 18 tys. zł. Część opóźnienia była po mojej stronie, bo klient, na którym opierałem płynność, przeciągnął płatność prawie o dwa miesiące. Teraz ten kontrahent dosłał mi jeszcze notę obciążeniową i karę umowną za opóźnienie w zakończeniu zlecenia. Faktur nie kwestionuję i nie chcę robić awantury, bo zależy mi, żeby nie spalić całkiem tej relacji. Tylko że całości naraz nie zapłacę, bo wtedy nie starczy mi na bieżące koszty firmy. Chcę zaproponować raty, ale nie wiem, czy pisać jedną kwotę razem z fakturami, notą i karą, czy rozdzielić to w mailu na części. Ktoś z was miał podobnie i dogadał rozbicie całości na raty? Jak to ujęliście, żeby nie wyglądało jak puste obiecywanie?

Rozmowa

Dyskusja

14 odpowiedzi

E EwaPyta

To wszystko jest od tego samego kontrahenta? Faktury masz bezsporne, a sporna jest tylko kara z notą?

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: EwaPyta

Tak, wszystko od jednego kontrahenta. Faktury uznaję, bo usługa była wykonana, tylko zapłata mi się wysypała przez opóźnienie u mojego klienta. Z karą mam problem, bo kwota jest moim zdaniem mocno przesadzona, ale nie chcę zaczynać od sporu. Bardziej zależy mi na tym, żeby zeszli na raty i nie pchnęli tego od razu dalej.

M MonikaKsiegowa

W odpowiedzi do: Michal_od_faktur

To ja bym nie pisała jednej zbiorczej kwoty bez rozbicia. Dałabym w mailu osobno faktury, osobno notę i osobno karę, nawet jeśli na końcu proponujesz jeden harmonogram rat. Kontrahent widzi wtedy, że nie uciekasz od faktur, ale nie mieszasz też spornej części z bezsporną. To nie musi być żadne pismo na trzy strony, raczej proste uporządkowanie salda.

J JanekSpolka

Miałem podobnie, tylko u mnie była nota za niedotrzymanie terminu dostawy i dwie stare faktury. Na początku wrzuciłem im wszystko w jedną kwotę i to był błąd, bo od razu pytali, co dokładnie chcę spłacać. Potem wysłałem krótszego maila: faktury są bezsporne, na nie proponuję konkretne raty, a notę chcę ująć w tym samym harmonogramie, ale jako osobną pozycję. Pierwsza wersja maila była za długa i wyglądała jak tłumaczenie się ze wszystkiego. Dopiero przy drugiej, z datą pierwszej wpłaty i kwotami na trzy kolejne miesiące, zaczęli normalnie rozmawiać. U mnie nie zeszli z noty do zera, ale zgodzili się ją rozłożyć razem z fakturami. Najbardziej chyba zadziałało to, że nie było tekstu 'zapłacę jak będę mógł', tylko konkretne terminy.

K KasiaNaSwoim

U mnie sam telefon nic nie dał, bo po rozmowie każdy pamiętał trochę co innego. Dopiero krótka tabelka w mailu pomogła: data, kwota i czego dotyczy wpłata. Potem zadzwoniłam i rozmawialiśmy już o liczbach, a nie o tym, że mam ciężki miesiąc. Nie ustawiaj też rat pod korek, bo jak pierwsza się wysypie, to później trudno odbudować zaufanie.

R RafalWarsztat

U mnie ruszyło dopiero po pierwszej wpłacie. Wcześniej słyszeli tylko obietnice i byli już mocno nastawieni na nie. Wpłaciłem tyle, ile mogłem bez rozwalenia wypłat, a w mailu napisałem, że to start spłaty faktur i proszę o rozmowę o reszcie. Nie twierdzę, że to zawsze zadziała, ale u mnie zmieniło ton rozmowy.

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: RafalWarsztat

Nie bałeś się, że taka wpłata zostanie potem potraktowana jak uznanie też tej kary? Tego właśnie najbardziej się obawiam.

P PawelKowal

W odpowiedzi do: RafalWarsztat

U mnie przelew był opisany konkretnie jako wpłata na zaległe faktury, bez dopisywania kary w tytule. W mailu osobno napisałem, że faktury spłacam według harmonogramu, a kara wymaga jeszcze rozmowy co do wysokości i sposobu ujęcia. Nie wiem, czy to idealne wyjście dla każdego, ale przynajmniej nie zrobiłem z tego jednej masy. Kontrahent potem też odpowiadał już tymi samymi pozycjami, więc było mniej chaosu.

T Tomek78

Po telefonie i tak wszystko potwierdzaj mailem. Ustalenia bez maila po tygodniu zaczynają żyć własnym życiem.

M MalaKsiegowa

Ja bym jeszcze przed propozycją poprosiła ich o rozbicie salda na mailu. Faktury, odsetki, nota, kara, wszystko osobno. Czasem przy takim rozbiciu wychodzi, że część kosztów jest policzona dziwnie albo bez jasnego opisu. Bez tego możesz negocjować kwotę, której sam do końca nie widzisz.

S SlawekMagazyn

U mnie na początku też było 'całość do piątku albo temat idzie dalej'. Dopiero jak podałem datę pierwszej raty i krótko napisałem, skąd wzięło się opóźnienie, to przestali cisnąć tak ostro. Nie opisywałem im całej historii firmy, tylko ile mogę zapłacić teraz i ile w kolejnych miesiącach. Trochę się targowali, ale zeszli z jednorazowej wpłaty.

B Basia1976

Uważałabym tylko na sformułowania typu 'uznaję całość bez zastrzeżeń', jeśli naprawdę masz wątpliwości co do kary. Można spokojnie napisać, że faktury chcesz spłacić i prosisz o harmonogram, a do noty i kary chcesz jeszcze ustalić sposób rozliczenia. To nie musi brzmieć jak wojna, bardziej jak rozdzielenie tematów. U mnie kiedyś pierwszy mail był napisany za szybko i potem kontrahent cytował jedno zdanie tak, jakby sprawa była całkiem zamknięta. Od tamtej pory piszę prościej i mniej emocjonalnie. Lepiej zostawić sobie trochę miejsca na rozmowę, nawet jeśli chcesz pokazać dobrą wolę.

B Bartek33

Nie każdy będzie czytał tabelki, zwłaszcza jak jest już wkurzony. Ja bym zadzwonił, ale zaraz po rozmowie wysłał krótkie potwierdzenie ustaleń.

A AnkaBezSpiny

Ja bym nie zaczynała od tłumaczenia całej sytuacji firmy. Najpierw realna kwota miesięczna, data pierwszej wpłaty i pytanie, czy taki harmonogram w ogóle biorą pod uwagę.

Partnerzy forum

kancelaria-primero.pl