Brakuje faktur przed upadłością firmy. Jak odtwarzaliście listę zobowiązań?

M Michal_od_faktur 10.07.2026

Mam małą działalność usługową i jestem w takim niezbyt przyjemnym momencie, że porządkuję papiery przed rozmową o upadłości firmy. Sama firma już prawie nie działa, ale dokumenty mam porozrzucane: trochę faktur w mailach, trochę chyba u księgowej, a kilka zobowiązań kojarzę tylko po przelewach albo po telefonach od dostawców. Boję się, że zrobię listę zobowiązań z dziurami albo coś wpiszę dwa razy. Jak odtwarzaliście taką listę, kiedy brakowało faktur? Zaczynaliście od wyciągów, od księgowej, od maili do wierzycieli, czy jeszcze inaczej?

Rozmowa

Dyskusja

16 odpowiedzi

M MalaKsiegowa

Ja bym najpierw ustaliła, co naprawdę masz, bo inaczej łatwo zacząć od paniki. Masz wyciągi bankowe za cały okres, w którym rosły zaległości? Masz jakiś eksport z księgowości, JPK albo chociaż zestawienie od biura? Przy mailach szukałabym po nazwach dostawców, bo faktury potrafią mieć tytuły typu rozliczenie, dokument albo sam numer zamówienia. I robiłabym listę roboczą od razu z dopiskiem, skąd wzięła się kwota. Potem po tygodniu człowiek już nie pamięta, czy widział fakturę, czy tylko przepisał coś z przelewu.

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: MalaKsiegowa

Wyciągi mam prawie wszystkie, tylko jeden miesiąc muszę jeszcze pobrać z banku. Z JPK nie wiem, bo księgowa ma dostęp do systemu, a ja mam tylko eksport sprzedaży i trochę zakupów w PDF-ach. W mailach znalazłem kilka faktur, ale przy dwóch dostawcach widzę przelewy bez żadnych załączników. Najgorzej z saldami, bo jeden kontrahent przez telefon podał inną kwotę niż wychodzi mi po przelewach.

M MonikaKsiegowa

W odpowiedzi do: Michal_od_faktur

To ja bym w takiej sytuacji nie wrzucała wszystkiego do jednej rubryki jako pewne saldo. Oznacz sobie choćby roboczo: faktura jest, kwota z przelewu, kwota z rozmowy, saldo potwierdzone mailem. To nie musi być piękna tabela, ważne żebyś potem widział, skąd wziąłeś daną liczbę. Jeśli dostawca podał kwotę przez telefon, poproś go o krótkiego maila z rozbiciem albo numerami dokumentów. Przy brakujących fakturach taki mail bywa dużo lepszy niż własna pamięć. I nie zakładaj od razu, że różnica jest twoim błędem, bo czasem dochodzą noty, odsetki albo jakaś korekta, o której nikt wcześniej nie wspomniał.

T Tomek78

U mnie pierwsze były wyciągi z konta, bo faktury też miałem w kratkę. Przelewy pokazały przynajmniej komu płaciłem regularnie i od którego momentu przestałem. Dopiero z taką listą pisałem do dostawców po duplikaty albo saldo. Mało eleganckie, ale szybko wyszło, kogo w ogóle brakuje.

A Anka_z_Poznania

Ja pisałam do wierzycieli po potwierdzenie salda, ale nie czekałam z całą listą aż każdy łaskawie odpisze. Miałam wersję roboczą i dopiski przy pozycjach, czy kwota jest z faktury, z przelewu, czy z maila od dostawcy. Jeden odpisał po dwóch dniach, inny po prawie miesiącu. Gdybym czekała na komplet, to chyba nigdy bym nie ruszyła dalej.

P PawelKowal

Zacząłbym od tego, czego nie trzeba zgadywać: bank, maile, stałe faktury. Całą resztę oznacz jako do potwierdzenia, bo po kilku dniach sam się pogubisz.

K KasiaNaSwoim

U mnie sprawdziła się zwykła tabela, ale nie tylko z nazwą wierzyciela i kwotą. Dopisywałam sobie, skąd wiem o tej kwocie, czy mam fakturę i co jeszcze muszę potwierdzić. Brzmi jak nudna rzecz, ale przy kilkunastu pozycjach bardzo szybko miesza się mail, rozmowa telefoniczna i przelew. Dopiero jak to rozpisałam, zobaczyłam, gdzie są realne braki, a gdzie tylko bałagan w folderach.

E EwaPyta

A czy ktoś brał pomoc z zewnątrz tylko do ogarnięcia zobowiązań? Przy spornych fakturach i liście wierzycieli ja bym chyba nie wiedziała, gdzie kończy się porządkowanie, a zaczyna zgadywanie.

J JanekSpolka

W odpowiedzi do: EwaPyta

U mnie podobny bałagan wyszedł przed upadłością firmy. Lista wierzycieli była niepełna, dwie sporne faktury krążyły między księgową a dostawcą, a ja już sam nie wiedziałem, czy czegoś nie dubluję. Najpierw zrobiłem własną tabelę z przelewów i maili, ale później dałem ją komuś do przejrzenia, bo mieszałem zobowiązania z rzeczami, które dopiero trzeba było potwierdzić. Przy analizie zobowiązań Kancelaria Primero pomogła mi przejść przez listę wierzycieli i te sporne faktury https://kancelaria-primero.pl/, a po rozmowie wiedziałem, o jakie braki w dokumentach jeszcze pytać kontrahentów. Dokumentów nikt za mnie oczywiście nie znalazł, musiałem dosłać wyciągi, maile i stare potwierdzenia. Ale po tym miałem mniej chaotyczną listę i wiedziałem, które pozycje oznaczyć jako sporne albo niepotwierdzone. Jeśli masz kilka sald tylko z rozmów telefonicznych, nie mieszałbym ich z fakturami, które masz już w PDF-ach.

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: JanekSpolka

Janek, u ciebie to było bardziej sprawdzenie gotowej tabeli, czy też wskazali, czego jeszcze brakuje? Ja mam właśnie problem z tym, że nie wiem, czy lista wierzycieli jest pełna. Dwie kwoty są tylko z rozmów telefonicznych, a przy jednym dostawcy nie mam żadnej faktury w mailu, tylko przelew.

B BeataPoGodzinach

Tylko tu bym uważała z oczekiwaniem, że ktoś z zewnątrz zrobi wszystko za właściciela firmy. U mnie taka pomoc miała sens dopiero wtedy, kiedy zebrałam wyciągi, maile, stare umowy i odpowiedzi od kontrahentów. Ktoś może szybciej zobaczyć dziurę albo sprzeczność, ale bez materiału i tak będzie zgadywanie. Mimo wszystko samo poukładanie tego przez kogoś z boku potrafi trochę uspokoić głowę.

K KrzysiekM

Ja bym nie wpisywał każdej zasłyszanej kwoty jako pewnik. Lepiej mieć brzydką tabelę z dopiskiem do potwierdzenia niż ładną listę, która miesza fakty z domysłami.

R RafalWarsztat

Przy małej firmie najgorsze są drobne kwoty, bo każda osobno wydaje się nieważna, a potem robi się z tego kilkanaście pozycji. Ja dzwoniłem do stałych dostawców i prosiłem, żeby przysłali mailem saldo oraz numery niezapłaconych faktur. Nie wszyscy byli zachwyceni, ale przynajmniej miałem ślad, że pytałem. Własne notatki trzymałem osobno, bo po dwóch dniach już nie pamiętałem, kto co powiedział.

S SlawekMagazyn

Miałem podobnie ze starymi zakupami, tylko u mnie chodziło głównie o duplikaty faktur od dostawców. Nie wchodziłem wtedy w spis towaru ani magazyn, tylko chciałem, żeby zobowiązania nie wisiały w powietrzu. Pisałem do każdego krótko, że potrzebuję kopii faktury albo potwierdzenia salda na dany dzień. Część przysłała PDF-y, część tylko maila z numerami faktur i kwotami. Te drugie pozycje oznaczałem jako potwierdzone mailem, ale bez kopii dokumentu. Dopiero wtedy było widać, gdzie są prawdziwe braki, a gdzie po prostu źle szukałem w starych folderach.

P PiotrOdTransportu

Jak nie miałem faktury, to chociaż tytuł przelewu i mail od dostawcy ratowały orientację. To nie jest dokument za fakturę, ale pomaga nie zgubić wierzyciela z listy.

M Magda_82

U mnie też nie wszystko udało się odzyskać od razu. Robiłam listę z dopiskami i poprawiałam ją po każdej odpowiedzi od wierzyciela, bo czekanie na komplet tylko powiększało chaos.

Partnerzy forum

kancelaria-primero.pl