Kontrahent zrobił potrącenie z nowej faktury za stare zaległości. Co z ratą?

M Michal_od_faktur 22.07.2026

Mam temat, który trochę wyszedł mi bokiem przy dogadanych ratach. Wystawiłem nową fakturę stałemu kontrahentowi i zakładałem, że z tego przelewu pójdzie rata ugody u innego wierzyciela. Przelew przyszedł, ale pomniejszony, bo kontrahent zrobił potrącenie za stare zaległości z poprzednich miesięcy. Czyli nie jest tak, że nie zapłacił wcale, tylko na konto weszło sporo mniej niż miałem policzone. Rata wypada za kilka dni i brakuje mi części kwoty. Nie chcę siedzieć cicho do terminu, ale boję się, że wierzyciel potraktuje to jak wymówkę. Jak to pokazywaliście: mail od kontrahenta i potwierdzenie przelewu wystarczyły, czy robiliście jakieś krótkie rozliczenie salda? I lepiej od razu prosić o mniejszą ratę za ten miesiąc, czy wpłacić tyle, ile mam, a dopiero potem tłumaczyć?

Rozmowa

Dyskusja

15 odpowiedzi

T Tomek78

Na twoim miejscu najpierw ustaliłbym, co dokładnie możesz pokazać. Masz od kontrahenta maila albo chociaż rozliczenie, że to było potrącenie za stare faktury? No i ważne, czy termin raty jeszcze przed tobą, bo inaczej rozmawia się przed terminem, a inaczej po niedopłacie.

M Michal_od_faktur

W odpowiedzi do: Tomek78

Mam maila od kontrahenta, piszą wprost, że potrącają dwie stare faktury. Kwota z maila zgadza się z tym, o ile pomniejszyli przelew, więc to akurat mam do pokazania. Rata ugody wypada za cztery dni. Do wierzyciela jeszcze nic nie wysłałem, bo właśnie nie chcę napisać czegoś chaotycznego i potem się z tego wycofywać.

M MalaKsiegowa

W odpowiedzi do: Michal_od_faktur

To już brzmi jak coś, co da się spokojnie opisać. Ja bym w mailu nie robiła wywodu, tylko krótką tabelkę w treści: faktura, potrącenie, wpływ na konto, proponowana wpłata teraz. Do tego prośba o potwierdzenie, że tę jedną ratę rozliczą w niższej wysokości albo przesuną brakującą część. Sam opis przelewu bym zostawiła jako dodatek, nie jako jedyne wyjaśnienie. Potem naprawdę trudno odkręcać, kto co miał na myśli.

M MalaKsiegowa

Nie wysyłałabym samego komunikatu, że kontrahent mniej przelał, bo to faktycznie może zabrzmieć jak tłumaczenie się na szybko. Lepiej napisać to zwyczajnie liczbami: ile była warta nowa faktura, ile poszło na stare zaległości, ile faktycznie dostałeś na konto i jaką ratę jesteś w stanie zapłacić teraz. Jeżeli masz mail od kontrahenta, to tym bardziej warto się na niego powołać. Nie musi z tego wyjść żadne wielkie pismo. Chodzi raczej o to, żeby wierzyciel widział, że ta różnica nie wzięła się z powietrza. W takich sprawach proste rozliczenie często działa lepiej niż długi opis sytuacji.

M Marek78

Nie czekałbym do dnia raty. U mnie cisza przed terminem zrobiła więcej szkody niż sama niższa wpłata.

K KasiaNaSwoim

Ja bym pisała teraz, skoro masz jeszcze cztery dni. Miałam podobną sytuację, tylko u mnie klient potrącił sobie reklamację i rata wyszła niższa niż planowałam. Napisałam, że to jednorazowa rzecz, podałam kwotę, którą wpłacę w terminie, i kiedy spróbuję dopłacić resztę. Nie ruszałam całego harmonogramu, bo wtedy zaczęłyby się pytania od początku. Przy jednej racie łatwiej to jeszcze normalnie wyjaśnić.

J JanekSpolka

Przerabiałem coś podobnego przy większym zleceniu. Odbiorca potrącił starszy dług z bieżącej płatności i rata ugody nagle przestała mi się spinać. Nie miałem wtedy komfortu, żeby czekać na kolejne wpływy, bo termin był dwa dni później. Wpłaciłem tyle, ile mogłem, ale wcześniej poszedł mail z wyjaśnieniem i liczbami. Dopisałem też, kiedy realnie dopłacę brakującą część, bo miałem już potwierdzony kolejny przelew. Wierzyciel nie był zachwycony, wiadomo, ale nie zrobił z tego zerwania ugody. Myślę, że uratowało mnie to, że nie pisałem po ponagleniu, tylko sam uprzedziłem temat.

P PawelKowal

W odpowiedzi do: JanekSpolka

JanekSpolka, a nie przyczepili się, że wpłata była niższa niż w ugodzie? Pytam serio, bo ja miałem kiedyś wierzyciela, który przy każdej różnicy od razu dzwonił i straszył cofnięciem ustaleń. Miałeś od nich zgodę przed przelewem, czy najpierw wysłałeś kasę i dopiero potem to prostowałeś?

J JanekSpolka

W odpowiedzi do: PawelKowal

Nie miałem zgody przed samym przelewem, ale najpierw wysłałem maila, a dopiero później zrobiłem wpłatę. W wiadomości było jasno napisane, że przelew będzie niższy, z czego to wynika i kiedy planuję dopłacić resztę. Odpowiedzieli dopiero następnego dnia, że przyjmują to jako jednorazową zmianę. Gdybym po prostu przelał mniej i liczył, że opis przelewu wystarczy, to pewnie byłaby awantura. U nich ważne było, że dostali informację przed terminem.

B Bartek33

Bez maila od kontrahenta byłoby słabo. Z takim potwierdzeniem masz przynajmniej punkt zaczepienia, a nie samo „nie mam pieniędzy”.

R Renata_z_Opola

Pilnowałabym też tonu maila. Bez żalu do kontrahenta, tylko spokojnie: taka faktura, takie potrącenie, taka wpłata teraz.

P PiotrOdTransportu

Tylko nie obiecuj dopłaty z przelewu, którego jeszcze nie masz na koncie. Ja tak raz zrobiłem i kolejny klient też coś sobie potrącił, więc zrobił się drugi poślizg. Lepiej napisać ostrożniej, że teraz wpłacasz tyle, a do dopłaty wrócisz po zaksięgowaniu następnego wpływu. To brzmi mniej efektownie, ale przynajmniej nie ustawiasz sobie kolejnej miny.

S SlawekMagazyn

Ja przy takich potrąceniach prosiłem kontrahenta o aktualne saldo po każdym przelewie. Potem miałem co pokazać innym wierzycielom, zamiast tłumaczyć wszystko z pamięci.

M MonikaKsiegowa

Też nie opierałabym tego tylko na opisie przelewu. W banku wpiszesz krótkie zdanie, a po drugiej stronie ktoś może to zaksięgować bez większego czytania. Osobny mail z kwotami i prośbą o potwierdzenie robi dużo lepszy ślad. Nawet krótka odpowiedź wierzyciela później pomaga, bo wiadomo, że nie była to zwykła niedopłata bez kontaktu.

B Bartek33

Dla mnie minimum to prosta tabelka i konkretna data, kiedy wrócisz z dopłatą. Brak kontaktu przed terminem prawie zawsze tylko pogarsza sprawę.

Partnerzy forum

kancelaria-primero.pl