Rachunek VAT blokuje środki. Jak pokazaliście koszty przy restrukturyzacji firmy?

Miałem podobnie, tylko u mnie pierwsze poleciało paliwo. W zestawieniu wpływy wyglądały dobrze, a jak trzeba było zapłacić za tankowanie i opłaty drogowe, to na zwykłym koncie robiło się pusto. Na początku wierzyciele patrzyli na łączną kwotę na rachunkach i mówili, że przecież firma ma z czego płacić. Dopiero jak rozbiłem wpływy na część normalnie dostępną i część z rachunku VAT, rozmowa trochę siadła. Nie robiłem z tego wielkiego opracowania, bardziej krótkie zestawienie za trzy miesiące. Dopisałem tylko, że bez paliwa nie będzie następnych faktur, więc to nie jest wygodny koszt, tylko warunek dalszego przychodu.

To masz taki układ co miesiąc, czy wyszło po jednej większej fakturze? I o jakie koszty dokładnie chcesz walczyć, tylko paliwo z księgowością czy coś więcej?

Ja bym to opisała przez dostępność środków, a nie tylko przez samo hasło rachunek VAT. U jednego klienta widziałam prostą tabelę, gdzie były wpływy, część siedząca w VAT, środki na zwykłym rachunku i obok koszty do zapłaty z tego zwykłego konta. Przy koszcie było jedno normalne zdanie, po co on jest firmie. Księgowość do utrzymania rozliczeń, paliwo do dojazdów, system do obsługi zamówień. Nie była to długa analiza, raczej jedna czytelna strona. Wierzyciele mniej się wtedy czepiali samego salda, bo widzieli, z czego fizycznie ma wyjść przelew. Same wyciągi dobrze mieć, ale one często pokazują liczby bez sensu sytuacji.

Tylko ostrożnie z mówieniem, że pieniędzy nie ma. Wierzyciel zobaczy saldo i jak poczuje wybieranie wygodnego kawałka, to rozmowa od razu robi się twardsza.

Tak, ale to nie znaczy, że rachunek VAT trzeba wrzucić do jednego worka ze zwykłą gotówką. Ja bym pokazała pełne saldo, a zaraz obok ile z tego jest swobodnie dostępne na płatności bieżące. Wtedy niczego nie chowasz, tylko tłumaczysz ograniczenie płynności. Samo zdanie, że split payment blokuje firmę, bywa za ogólne i każdy rozumie je po swojemu.

U mnie najlepiej działało pokazanie, że koszt robi przychód. Jak nie zapłacę za części i prąd, to warsztat stoi, a wtedy rata dla wierzyciela też zaraz jest fikcją.

Ja na początku powiedziałam tylko, że środki są na rachunku VAT, i to kompletnie nie chwyciło. Nikt się nad tym nie zatrzymał, bo dla nich saldo to saldo. Przy drugim podejściu pokazałam, ile zostaje na bieżącym koncie po płatnościach w split payment. Dopiero jak obok były trzy koszty trzymające sprzedaż w ruchu, rozmowa była bardziej o przepływie miesiąca niż o samym haśle VAT.

W usługach takie drobne koszty łatwo wyglądają jak coś, co można po prostu wyciąć. U mnie abonament do systemu, telefon i księgowość były tak traktowane, dopóki nie opisałam, że bez tego nie obsłużę klientów i nie wystawię faktur na czas. Nie pisałam epopei, tylko po jednym zdaniu przy koszcie. I wtedy to przestało wyglądać jak lista życzeń.

Przy magazynie miałem podobnie z systemem sprzedaży. Jak dopisałem, że bez niego nie ma zamówień i wysyłek, to koszt przestał wyglądać jak fanaberia.

Mam bardzo podobny rozjazd między saldem a tym, czym da się faktycznie zapłacić. Po tej dyskusji też chyba zacznę od rozpisania dostępnych środków, a nie od tłumaczenia samego split payment.

Przy kosztach często pomaga pokazać związek z przychodem, nie tylko nazwę faktury. Sama faktura za system albo księgowość dla kogoś z zewnątrz wygląda jak zwykły wydatek administracyjny. Jeśli obok jest napisane, że system obsługuje zamówienia, terminy i kontakt z klientami, to łatwiej zrozumieć, czemu obcięcie tego psuje plan spłaty. Podobnie z jedną osobą do obsługi, jeśli ona naprawdę trzyma bieżące zlecenia. Nie trzeba robić opisu stanowiska. Wystarczy pokazać, co stanie się z przychodem, jeżeli ten koszt nie zostanie zapłacony.

Ja bym tego nie zamykał hasłem, że rachunek VAT blokuje wszystko. Lepiej pokazać go jako osobną pozycję w płynności. Pełne saldo jest widoczne, ale obok masz środki naprawdę dostępne do zapłaty bieżących kosztów. U mnie taka forma była spokojniejsza niż tłumaczenie każdej faktury z osobna.